■ توصیه‌هایی برای اثربخشی جلسات بخش عمومی

توصیه هایی برای اثر بخشی جلسات
اهداف جلسه را مشخص کنید. هدفتان از تشکیل جلسه چیست؟
دستور جلسه تنظیم کنید. قبل از اینکه هر کس موضوعی را به جلسه تحمیل کند، یک دستور کلی برای جلسه تهیه نمایید.
شرکت کنندگان در جلسه را محدود سازید. معمولاً با افزایش تعداد شرکت کنندگان، بازدهی جلسه کم می شود.
بر موضوعات دستور جلسه تمرکز کنید. درغیر این صورت، جلسات شما مفید و اثر بخش نخواهند بود.
وقت شناس باشید. اگر قرار است جلسه ای در ساعت 8 آغاز گردد، آن را رأس ساعت 8 آغاز نمایید.
زمان اتمام جلسه را تعیین کنید. علاوه بر آغاز جلسه، خاتمه آن نیز باید به موقع باشد.
زمانی مناسب برای تشکیل جلسات تعیین کنید. بهترین زمان برای برگزاری جلسات، 10 صبح و 4 بعدازظهر است.
جلسه را بدون وقفه اجرا کنید. هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه ای ایجاد گردد، مگر اینکه وضعیتی اضطراری پدید آمده باشد.
در صورت امکان ایستاده صحبت کنید. اگر جلسه شما کوتاه است و بیش از 10 دقیقه به طول نمی انجامد، آن را ایستاده برگزارکنید.
مکانی مناسب برای جلسه انتخاب نمایید. محل مناسب، خوبی جلسه را تضمین نمی کند، اما محل نامناسب به بدی آن کمک می کند.
تهیه صورتجلسه فراموش نشود. کسی را که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد، به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نموده، از او بخواهید موارد لازم را حتماً پیگیری کند.

 مهندسی و مدیریت ساخت ایران (ICEMA) Iran Construction Engineering Management